Test: docutain
Privacy en beveiliging
Voordat ik de app installeerde, wilde ik weten hoe document behandelt de data en welke toegangsautorisaties de applicatie nodig heeft.
Docutain is een app "Made in Germany" en komt van INFOSOFT Informations- und Documentationssysteme GmbH gevestigd in Koblenz. Het bedrijf is transparant over de omgang met de gegevens.
Alle gegevens worden alleen lokaal op het eindapparaat opgeslagen en kunnen ook door de gebruiker worden versleuteld. De encryptie voorkomt dat derden de documenten in platte tekst kunnen lezen. Als u de versleutelde app-gegevens in de cloud laadt, hoeft u zich geen zorgen te maken dat derden met toegang tot de cloud ook toegang hebben tot de documenten. De sleutel die wordt gebruikt voor codering wordt gegenereerd door een wachtwoord dat door de gebruiker is ingevoerd tijdens de eerste installatie. Dit wachtwoord moet goed onthouden worden, want om de gebruiker maximale veiligheid te kunnen garanderen, wordt het wachtwoord nooit bij Docutain opgeslagen. Er is daarom geen manier om het wachtwoord te herstellen als het verloren is.
Foutrapporten en statistieken over app-gebruik worden opgeslagen via het Microsoft App Center. Het verzamelen van dergelijke analysegegevens is gebruikelijk, maar het is geanonimiseerd en bevat geen persoonlijke gegevens.
De toegangsrechten van de app omvatten de camera, die wordt gebruikt om documenten te scannen, het geheugen voor het opslaan van de gescande documenten en internettoegang, als u gegevens naar de cloud wilt overbrengen.
Doeleinden en functies
Gemakkelijke en snelle scan
Docutain belooft elk type document aan te kunnen. Toepassingsvoorbeelden zijn:
- Digitalisering van facturen en ontvangstbewijzen
- Beheer van alle soorten contracten
- Scannen en beheren van recepten uit kranten of screenshots
- Samenvatting van de bedieningsinstructies
- Digitalisering van huiswerk en werkbladen
Dus voor een testrun pakte ik een map en scande ik verschillende soorten documenten.
-
-
Wacht op de groene overlay ...
-
-
nabewerk de scan ...
-
-
opslaan of delen als pdf / jpg.
De eerste scan was verrassend snel en gemakkelijk. Houd uw smartphonecamera boven het document, wacht op de groene overlay en Docutain doet de rest. In de automatische modus activeert de app zonder enige actie van de gebruiker als de uitlijning perfect is. In handmatige modus moet de gebruiker, zoals de naam al doet vermoeden, de ontgrendelingsknop zelf bedienen.
Ideale lichtomstandigheden of een contrastrijke achtergrond zijn geen voorwaarde. In de meeste gevallen werkte de scan zonder enige belemmering. Als de afstand tot het document niet klopt, adviseert de app de gebruiker om de camera dichter bij het document te plaatsen. Slijpen, snijden en uitlijnen vindt plaats in de automatische nabewerking. Uiteraard is het ook mogelijk om uw eigen bewerkingen uit te voeren (snijden, roteren, filteren).
Uitgebreide administratie
Gescande documenten kunnen worden voorzien van metadata (naam, datum, trefwoorden, adres, bedrag, fiscale relevantie) en gecategoriseerd naar documenttype (facturen, recepten, certificaten, etc.).
-
-
Maak een lijst van recente documenten
-
-
Uitgebreid zoeken naar documenten
-
-
OCR-tekstherkenning
Net als bij een klassieke map – alleen digitaal – kunnen alle in Docutain opgeslagen documenten worden doorzocht op de aangeleverde metadata. Met behulp van OCR (tekstherkenning) is het zelfs mogelijk om direct in de tekstinhoud van de documenten te zoeken. Daarnaast kunnen documenten vanuit de app worden gedeeld als doorzoekbare PDF of als afbeelding (JPG).
PDF en cloud
Docutain slaat in principe alle documenten op in een bestandsformaat dat alleen met Docutain te openen is. De export naar PDF-formaat kan worden geactiveerd via de instellingen, maar is niet beschikbaar voor gebruikers van de Pro-versie.
Een praktische functie waarmee Docutain overal op verschillende apparaten kan worden gebruikt, is de cloudverbinding. De volgende cloudproviders worden ondersteund: Dropbox, Google Drive, OneDrive, OneDrive Business, STRATO HiDrive, MagentaCloud, Web.de, GMX Cloud, Box, WebDAV, Nextcloud en ownCloud.
iOS, Android en Windows
Docutain kan op vrijwel elk apparaat worden geïnstalleerd. Apple iOS- en Android-gebruikers kunnen de app volledig gratis downloaden in de respectievelijke app store. Gelukkig maakt INFOSOFT geen gebruik van advertenties. Een upgrade naar Docutain Pro is mogelijk als in-app aankoop en kost eenmalig € 4,99. Docutain Pro biedt onder meer een batchscan, een herinneringsfunctie en de mogelijkheid om pdf-bestanden te importeren. Hier is een overzicht van de Pro-functies:
Naast de app is Docutain ook beschikbaar als Windows-applicatie. In tegenstelling tot de app-versie kan de desktopversie gratis worden gebruikt als onderdeel van een 14-daagse testfase. Na de testfase is het mogelijk om Docutain Desktop aan te schaffen voor € 24,99 per jaar / € 2,99 per maand (zakelijk: € 199,00 / € 19,99). Bij aanschaf van de Windows desktop licentie wordt Docutain Pro automatisch geactiveerd op de mobiele apparaten.
Klimaschutz
Wie Docutain gebruikt, draagt ook bij aan klimaatbescherming. Als partner van het Tree-Nation herbebossingsproject helpt Docutain bij de herbeplanting van onze planeet. Gescande documenten betekenen bomen die ten goede komen aan het Tree-Nation-project.
Op het moment van schrijven had Docutain al 14857 bomen bijgedragen aan het project! Via het menu-item "Klimaatbescherming" in de app kun je zien hoeveel bomen je zelf hebt bijgedragen.
Meer informatie over de klimaatbescherming van Docutain vindt u op: docutain.de/klimaatbescherming