Test: docutain
Privacy en beveiliging
Voordat ik de app installeerde, wilde ik weten hoe document behandelt de data en welke toegangsautorisaties de applicatie nodig heeft.
Docutain is een app "Made in Germany" en komt van INFOSOFT Informations- und Documentationssysteme GmbH gevestigd in Koblenz. Het bedrijf is transparant over de omgang met de gegevens.
Alle gegevens worden alleen lokaal op het eindapparaat opgeslagen en kunnen ook door de gebruiker worden versleuteld. De encryptie voorkomt dat derden de documenten in platte tekst kunnen lezen. Als u de versleutelde app-gegevens in de cloud laadt, hoeft u zich geen zorgen te maken dat derden met toegang tot de cloud ook toegang hebben tot de documenten. De sleutel die wordt gebruikt voor codering wordt gegenereerd door een wachtwoord dat door de gebruiker is ingevoerd tijdens de eerste installatie. Dit wachtwoord moet goed onthouden worden, want om de gebruiker maximale veiligheid te kunnen garanderen, wordt het wachtwoord nooit bij Docutain opgeslagen. Er is daarom geen manier om het wachtwoord te herstellen als het verloren is.
Foutrapporten en statistieken over app-gebruik worden opgeslagen via het Microsoft App Center. Het verzamelen van dergelijke analysegegevens is gebruikelijk, maar het is geanonimiseerd en bevat geen persoonlijke gegevens.
De toegangsrechten van de app omvatten de camera, die wordt gebruikt om documenten te scannen, het geheugen voor het opslaan van de gescande documenten en internettoegang, als u gegevens naar de cloud wilt overbrengen.
Doeleinden en functies
Gemakkelijke en snelle scan
Docutain belooft elk type document aan te kunnen. Toepassingsvoorbeelden zijn:
- Digitalisering van facturen en ontvangstbewijzen
- Beheer van alle soorten contracten
- Scannen en beheren van recepten uit kranten of screenshots
- Samenvatting van de bedieningsinstructies
- Digitalisering van huiswerk en werkbladen
Dus voor een testrun pakte ik een map en scande ik verschillende soorten documenten.
-
- Wacht op de groene overlay ...
-
- nabewerk de scan ...
-
- opslaan of delen als pdf / jpg.
De eerste scan was verrassend snel en gemakkelijk. Houd uw smartphonecamera boven het document, wacht op de groene overlay en Docutain doet de rest. In de automatische modus activeert de app zonder enige actie van de gebruiker als de uitlijning perfect is. In handmatige modus moet de gebruiker, zoals de naam al doet vermoeden, de ontgrendelingsknop zelf bedienen.
Ideale lichtomstandigheden of een contrastrijke achtergrond zijn geen voorwaarde. In de meeste gevallen werkte de scan zonder enige belemmering. Als de afstand tot het document niet klopt, adviseert de app de gebruiker om de camera dichter bij het document te plaatsen. Slijpen, snijden en uitlijnen vindt plaats in de automatische nabewerking. Uiteraard is het ook mogelijk om uw eigen bewerkingen uit te voeren (snijden, roteren, filteren).
Uitgebreide administratie
Gescande documenten kunnen worden voorzien van metadata (naam, datum, trefwoorden, adres, bedrag, fiscale relevantie) en gecategoriseerd naar documenttype (facturen, recepten, certificaten, etc.).
-
- Maak een lijst van recente documenten
-
- Uitgebreid zoeken naar documenten
-
- OCR-tekstherkenning
Net als bij een klassieke map – alleen digitaal – kunnen alle in Docutain opgeslagen documenten worden doorzocht op de aangeleverde metadata. Met behulp van OCR (tekstherkenning) is het zelfs mogelijk om direct in de tekstinhoud van de documenten te zoeken. Daarnaast kunnen documenten vanuit de app worden gedeeld als doorzoekbare PDF of als afbeelding (JPG).
PDF en cloud
Docutain slaat in principe alle documenten op in een bestandsformaat dat alleen met Docutain te openen is. De export naar PDF-formaat kan worden geactiveerd via de instellingen, maar is niet beschikbaar voor gebruikers van de Pro-versie.
Een praktische functie waarmee Docutain overal op verschillende apparaten kan worden gebruikt, is de cloudverbinding. De volgende cloudproviders worden ondersteund: Dropbox, Google Drive, OneDrive, OneDrive Business, STRATO HiDrive, MagentaCloud, Web.de, GMX Cloud, Box, WebDAV, Nextcloud en ownCloud.
iOS, Android en Windows
Docutain kan op vrijwel elk apparaat worden geïnstalleerd. Apple iOS- en Android-gebruikers kunnen de app volledig gratis downloaden in de respectievelijke app store. Gelukkig maakt INFOSOFT geen gebruik van advertenties. Een upgrade naar Docutain Pro is mogelijk als in-app aankoop en kost eenmalig € 4,99. Docutain Pro biedt onder meer een batchscan, een herinneringsfunctie en de mogelijkheid om pdf-bestanden te importeren. Hier is een overzicht van de Pro-functies:
Naast de app is Docutain ook beschikbaar als Windows-applicatie. In tegenstelling tot de app-versie kan de desktopversie gratis worden gebruikt als onderdeel van een 14-daagse testfase. Na de testfase is het mogelijk om Docutain Desktop aan te schaffen voor € 24,99 per jaar / € 2,99 per maand (zakelijk: € 199,00 / € 19,99). Bij aanschaf van de Windows desktop licentie wordt Docutain Pro automatisch geactiveerd op de mobiele apparaten.
Klimaschutz
Wie Docutain gebruikt, draagt ook bij aan klimaatbescherming. Als partner van het Tree-Nation herbebossingsproject helpt Docutain bij de herbeplanting van onze planeet. Gescande documenten betekenen bomen die ten goede komen aan het Tree-Nation-project.
Op het moment van schrijven had Docutain al 14857 bomen bijgedragen aan het project! Via het menu-item "Klimaatbescherming" in de app kun je zien hoeveel bomen je zelf hebt bijgedragen.
Meer informatie over de klimaatbescherming van Docutain vindt u op: docutain.de/klimaatbescherming
Kortom, Docutain is een succesvolle app voor documentbeheer. Met Docutain kunnen facturen, ontvangstbewijzen, contracten, brieven, visitekaartjes en zo ongeveer elk ander document worden gescand en beheerd.
Documenten kunnen in een mum van tijd worden gedigitaliseerd. Het scanproces spreekt voor zich en in zeldzame gevallen moet de automatische nabewerking worden ondersteund. Het documentbeheer is overzichtelijk gestructureerd zodat u niet lang hoeft te zoeken naar het gewenste document. Vinden in plaats van zoeken is hier het sleutelwoord.
Bijzonder opmerkelijk is de uitsluitend lokale opslag van de gegevens, die ook van encryptie kan worden voorzien. Dit zorgt voor meer veiligheid en elimineert zorgen over gegevensbescherming.
Tegen Hartmut P.
22. Maart 2021 20 naar: 38
de app werkt goed op de smartphone, een echte ramp onder Windows 10, crasht regelmatig. Service duurt 3-5 dagen, ik ben er eindelijk klaar mee.
Hans Jurgen Werner
16. Oktober 2021 09 naar: 57
Wat ik niet leuk vind is
De velden van de Pc / Handy-versie zijn anders vermeld.
Gescand op de pc moet opnieuw op de mobiele telefoon worden opgeroepen en bewerkt zodat er een pdf-bestand is.
Prijs prestatie anders top
Martin
20. November 2021 12 naar: 27
Helaas kan de Windows-versie geen verbinding maken met Google Drive omdat de software als onveilig is geclassificeerd. Helaas betekent dit dat het systeemoverschrijdende concept volledig onder water gaat. Dus uiteindelijk is het meer een gimmick dan een echt DMS.
Edgar
19. Januari 2022 13 naar: 11
Wat ik erg waardeer aan Docutain is de eenvoud van het scanproces. Met een smartphone hoef je alleen maar een foto van het document te maken, het een titel te geven en dat is alles. Duurt 10 seconden en het document is gedigitaliseerd. Om het volledige voordeel te benutten, moet u echter ook trefwoorden, een documentdatum en de maker van het document toewijzen. Al deze metadata kunnen worden toegewezen als zoekcriterium. Als je consequent alle metadata invoert, vind je binnen enkele seconden een document. Dit heeft me zo vaak geholpen in het dagelijks leven, in situaties waar ik nooit eerder aan had gedacht. Zoeken in Docutain is gewoon fantastisch.
De Windows-applicatie werkt voor mij zonder problemen, er zijn geen crashes. Ook de synchronisatie met de GMX Cloud verloopt helemaal soepel. Zo zijn uw documenten altijd op alle devices beschikbaar en altijd up-to-date.
Docutain is een integraal onderdeel van mijn dagelijks leven geworden. Ik kijk uit naar elk nieuw document dat ik kan scannen - serieus!
Harry kritisch
6. Juni um 2022 11: 25
Op Windows 10 / Windows 11 is de software een totale ramp. Het is een spel- en knutselsoftware. Als ik minuten nodig heb om gegevens te wijzigen of zelfs gegevensrecords te verwijderen omdat het programma constant en permanent synchroniseert, kan het programma niet professioneel worden gebruikt. Als fouten pas na maanden (!) worden opgemerkt en je krijgt de melding dat je keihard werkt om ze op te lossen, kan ik niets anders bedenken. Dat het programma überhaupt nog kan worden gebruikt - ook met bestaande data - nadat het gekochte abonnement (jaarabonnement) is verlopen, is een ander gezicht. Ik kan elke professionele gebruiker alleen maar waarschuwen voor deze software. Lijkt meer bedoeld voor de handige generatie dan voor professionele gebruikers van een DMS.
Hoericke
5. September 2022 09 naar: 26
De app voor de smartphone kost aan het einde van de proefperiode niet eenmalig 4,99 euro, maar maandelijks! Een jaarabonnement kost 49,99 euro.
Hans Jurgen
13. Oktober 2022 10 naar: 14
Het idee is goed, de rest is waardeloos. dienst, wat is dat?
Vanmorgen een update op de Android mobiele telefoon, nu is het programma niet meer bruikbaar.
Als klant word je voor de gek gehouden.
Het motto lijkt te zijn: "Het enige waar je last van hebt is de klant"
Ralf
27. Augustus 2023 12 naar: 35
...ook mijn ervaring - een kort standaardantwoord, daarna - bij verdere moeilijkheden - doodse stilte.
Philip Dostal
8. Mei 2023 16 naar: 42
Ik ben erg ontevreden over Docutain. Het aanbod aan functies is bescheiden, de software foutgevoelig. De automatische indexering van scans is onvoldoende. Zonde van de tijd die ik heb geïnvesteerd.
Hert
15. Augustus 2023 12 naar: 49
Ik kan me alleen maar aansluiten bij de eerdere reacties. De software herkent zelfs geen dubbele PDF-bestanden voor mij. Ook zie ik niet dat de Windows-versie fundamenteel doorontwikkeld is (zie functies en design). Hiervan is geen indicatie voordat het abonnement afloopt. U kunt het abonnement online afsluiten. Maar ik heb de noodzakelijke beëindigingsknop niet ontdekt. De klant moet betalen.
Marx
29. Januari 2024 10 naar: 55
Ik kan het niet eens zijn met de voorgaande reacties. Ik ben zeer tevreden over de app, vooral over de scankwaliteit en het scala aan functies. Ik had na 2 dagen een reactie op een ondersteuningsverzoek.
Het bedrijf lijkt nu ook een SDK aan te bieden voor scannen: https://sdk.docutain.com