Reviews
0
Review

Docutain-app in de test - scan en beheer documenten

by 20. November 2020
Of het nu gaat om facturen, pakbonnen, recepten of andere documenten - met "Docutain" kunnen documenten in een mum van tijd worden gescand en beheerd, zodat ze overal gemakkelijk beschikbaar zijn. Ik heb de app voor documentbeheer van INFOSOFT GmbH uit Koblenz nader bekeken.

Test: docutain

Docutain beste scanner-app 2019

Privacy en beveiliging

Voordat ik de app installeerde, wilde ik weten hoe Docutain behandelt de data en welke toegangsautorisaties de applicatie nodig heeft.

Docutain is een app "Made in Germany" en komt uit de INFOSOFT Informatie en Documentatie Systems GmbH gevestigd in Koblenz. Het bedrijf is transparant over de omgang met de gegevens.

Alle gegevens zullen zijn exclusief lokaal opgeslagen op het eindapparaat en is ook toegankelijk voor de gebruiker met een codering worden verstrekt. De versleuteling voorkomt dat derden de documenten in platte tekst lezen. Als u de versleutelde app-gegevens in de cloud laadt, hoeft u zich geen zorgen te maken dat derden met toegang tot de cloud ook toegang hebben tot de documenten. De sleutel die wordt gebruikt voor codering is een sleutel die de gebruiker tijdens de eerste installatie heeft ingevoerd Wachtwoord gegenereerd. Dit wachtwoord moet goed onthouden worden, want zodat Docutain de gebruiker maximale veiligheid kan garanderen, wordt het wachtwoord nooit bij Docutain opgeslagen. Er is daarom geen manier om het wachtwoord te herstellen als het verloren is gegaan.

Bugrapporten en statistieken voor app-gebruik worden opgeslagen door het Microsoft App Center. Het verzamelen van dergelijke analysegegevens is gebruikelijk, maar wordt geanonimiseerd en bevat geen persoonlijke gegevens.

de toegangsrechten De app bevat de camera, die wordt gebruikt om documenten te scannen, het geheugen voor het opslaan van de gescande documenten en internettoegang als je gegevens naar de cloud wilt overbrengen.

Doeleinden en functies

Gemakkelijke en snelle scan

Docutain belooft met elk type document om rond te komen. Toepassingsvoorbeelden zijn:

  • Digitalisering van facturen en ontvangstbewijzen
  • Beheer van alle soorten contracten
  • Scannen en beheren van recepten uit kranten of screenshots
  • Samenvatting van de bedieningsinstructies
  • Digitalisering van huiswerk en werkbladen

Dus voor een testrun pakte ik een map en scande ik verschillende soorten documenten.

De eerste scan was verrassend snel en gemakkelijk. Houd je smartphonecamera boven het document, wacht op de groene overlay en Docutain doet de rest. in de automatische modus triggert de app met perfecte afstemming zonder tussenkomst van de gebruiker. in de handmatige modus de gebruiker moet - zoals de naam al doet vermoeden - de ontspanknop zelf bedienen.

Ideale lichtomstandigheden of een contrastrijke achtergrond zijn geen vereiste. De scan werkte in de meeste gevallen zonder obstakels. Als de afstand tot het document niet klopt, adviseert de app de gebruiker om de camera dichter bij het document te plaatsen. Slijpen, knippen en uitlijnen doe je in de automatische nabewerking. Uiteraard is het ook mogelijk om uw eigen bewerkingen (snijden, roteren, filteren) uit te voeren.

Uitgebreide administratie

Gescande documenten kunnen worden verzonden met Metadata (Naam, datum, trefwoorden, adres, bedrag, belastingrelevantie) en daarna Documenttypes Categoriseer (facturen, recepten, certificaten, enz.).

Net als bij een klassieke map - alleen digitaal - kunnen alle documenten die in Docutain zijn opgeslagen, worden doorzocht met behulp van de verstrekte metadata. Met de hulp van OCR (tekstherkenning) het is zelfs mogelijk om direct in de tekstinhoud van de documenten te zoeken. Bovendien kunnen documenten vanuit de app worden gedeeld als doorzoekbare pdf of als afbeeldingen (jpg).

PDF en cloud

Docutain slaat in principe alle documenten op in een bestandsformaat dat enkel met Docutain geopend kan worden. De Exporteren naar pdf-indeling kan worden geactiveerd via de instellingen, maar is niet beschikbaar voor gebruikers van de Pro-versie.

Een praktische functie waarmee Docutain overal en overal op verschillende apparaten kan worden gebruikt, is de Cloud-verbinding. De volgende cloudproviders worden ondersteund: Dropbox, Google Drive, OneDrive, OneDrive Business, STRATO HiDrive, MagentaCloud, Web.de, GMX Cloud, Box, WebDAV, Nextcloud en ownCloud.

iOS, Android en Windows

Docutain kan op vrijwel elk apparaat worden geïnstalleerd. Apple iOS- en Android-gebruikers kunnen de app volledig gebruiken gratis in de respectievelijke app store downloaden. Gelukkig maakt INFOSOFT geen gebruik van advertenties. Een upgrade naar Docutain Pro is mogelijk als in-app aankoop en kost eenmalig € 4,99. Docutain Pro biedt onder meer een batchscan, een herinneringsfunctie en de mogelijkheid om pdf-bestanden te importeren. Hier is een overzicht van de Pro-functies:

Docutain Pro-functies

Naast de app is Docutain ook verkrijgbaar als Windows-applicatie. In tegenstelling tot de app-versie is de desktopversie onderdeel van een 14 dagen op proef kosteloos bruikbaar. Na de testfase kan Docutain Desktop gebruikt worden voor € 24,99 per jaar / € 2,99 per maand (Zakelijk: € 199,00 / € 19,99). Met de aankoop van de Windows-desktoplicentie wordt Docutain Pro automatisch geactiveerd op de mobiele apparaten.

Klimaschutz

Degenen die Docutain gebruiken, dragen ook bij aan klimaatbescherming. Als partner van Tree-Nation herbebossingsproject Docutain helpt bij het herplanten van onze planeet. Gescande documenten betekenen bomen die het Tree-Nation-project ten goede komen.

Docutain - zo ondersteunen we klimaatbescherming met uw hulp

Op het moment van dit artikel is Docutain al gebruikt 14857 bomen bijgedragen aan het project! U kunt zien hoeveel bomen u zelf heeft bijgedragen via het menu-item “Klimaatbescherming” in de app.

Meer informatie over de klimaatbescherming van Docutain vindt u op: docutain.de/Klimaschutz

testresultaat

waardering
9.0
10
Conclusie

Kortom, Docutain is een succesvolle app voor documentbeheer. Met Docutain kunnen facturen, ontvangstbewijzen, contracten, brieven, visitekaartjes en zo ongeveer elk ander document worden gescand en beheerd.

Documenten kunnen in een mum van tijd worden gedigitaliseerd. Het scanproces spreekt voor zich en in zeldzame gevallen moet de automatische nabewerking worden ondersteund. Het documentbeheer is overzichtelijk gestructureerd zodat u niet lang hoeft te zoeken naar het gewenste document. Vinden in plaats van zoeken is hier het sleutelwoord.

Bijzonder opmerkelijk is de uitsluitend lokale opslag van de gegevens, die ook van encryptie kan worden voorzien. Dit zorgt voor meer veiligheid en elimineert zorgen over gegevensbescherming.

9.0
Onze beoordeling
10
gebruikers score
1 waardering
U heeft deze gewaardeerde
gast
0 Comments
Inline feedbacks
Bekijk alle reacties